情报系统

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为实现情报搜集、加工、存储、检索和传递的系统,由人(机构)、情报资源和技术手段等基本要素组成的集合体。人或机构是完成某种(些)互相联系的情报过程的执行者;情报资源指整理好的文献、事实资料、数值数据的集合体,是系统的物质基础;技术手段是借以实现某种(些)过程的工具。上述3 种基本要素按一定方式互相联系,实现系统的既定目标。

情报系统行政管理体制,分为国家情报系统、部委情报系统、省市自治区情报系统和基层企事业单位情报系统;按系统的功能,分为单一功能情报系统(即专业情报系统)和多功能情报系统 (即综合情报系统)。情报系统因其功能和服务范围不同,在组织上也各不相同。例如,综合情报系统,因其功能丰富、服务对象较多,通常由许多子系统组成,分别提供各种形式的服务;专业情报系统则因其功能单一,只能提供特定而有限的服务。

一个完善的情报系统,一般应包括:

(1)定题情报提供服务系统;

(2)快报编辑系统;

(3)文摘杂志及索引编辑系统;

(4)情报检索系统;

(5)文献翻译及复制服务系统。

为提供有效服务,应具有以下基本功能:

(1)搜集、整理和加工功能,简称输入功能。按照系统的目标和服务对象的需要,搜集情报资料,整理、加工成所需要的载体形式。

(2)存储功能。将整理好的情报资料保存起来,同时将加工好的二次资料存储在相应的载体中,例如印刷版、缩微版(胶卷或平片)、机读磁带光盘版等。

(3)检索功能。 读者按规定的方法或规则, 从目录、索引、文摘等载体中找到所需情报。情报资料可以采取人工传统方式或者现代化技术手段(例如,电子计算机)来检索。

(4)编辑出版功能,简称输出功能。存储的情报资料或数据,按系统的服务对象编辑成册。例如,书本式文摘、索引、年鉴、数据手册或其机读形式。

(5)咨询服务功能。为读者提供查找文献资料的途径和方法,以及解答情报业务等问题。

情报系统的建设是一项复杂的系统工程,一般需要经过系统分析、基本设计、详细设计、系统调试、评价和运行几个阶段。情报系统建成后,必须对其进行跟踪观察,不断反馈用户需求和意见,以便有效维护、保证系统正常运行。