[拼音]：tongyong wenshu
[外文]：commonly used document
亦称通用文件。现代文书的一大类别，相对专用文书而言。指通行于国家机关、社会团体、企业事业单位的公文。 具有明法、传令、 陈述、办事、宣传、通讯、记事等作用。主要�闹钟校�
法律和行政法规法律是由国家权力机关依照立法程序制定或认可的文件，如宪法、行政法、民法、刑法、婚姻法、经济法、诉讼法等。行政法规是由国家行政机关制定或颁布的属于法律规范性的文件，包括决议、决定、章程、条例、规定、办法等。决议是为处理某些重大问题或重大事件经会议讨论通过而形成的；决定是对某项重大任务作出的方针性、政策性、制度性的规定或采取的措施；章程是对某一组织的性质、任务、机构设置和活动所规定的规则；条例、规定、办法是对某项工作或某项活动所作的具体规范。
命令、指令命令也简称令，是国家权力机关、行政机关、军事机关下达的具有强制性、领导性、指挥性的文件。主要用于颁布法规、规定重大的行政措施、战事动员和指挥、任免、嘉奖、惩处工作人员以及通缉和赦免有关人员等，分为公布令、任免令、嘉奖令、赦免令和一般行政命令。指令是国家行政机关发布经济、科研等方面指导性和规定性相结合的措施和要求的文件。
指示、批示、批复、通报指示是上级机关对其所属下级机关布置和指导工作，阐明工作活动的原则、步骤和方法的指导性文件。批示是上级机关针对下级机关来文中述及的问题提出指示性意见的文件。批复是上级机关用于答复下级机关请示事项的文件。通报是用于推广经验、表扬好人好事、批评错误以及传达重要情况的文件，分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。上级机关对下级机关、一个机关对其内部机构或人员皆可用通报。
报告、请示、签报报告是下级机关向上级机关报告工作情况或汇报上级交办事项的处理结果而使用的文件，分综合性报告和专题性报告。请示是下级机关请求上级机关对某项工作问题给予指示、审核和批准而使用的文件。签报是机关或部门负责人亲笔书写和签名的向上级负责人请示汇报工作事项的文件。
布告、通告、公告、公报属于公布性文件，可张贴、广播和登报。国家机关向群众公布政策、法令和重大事件，宣布禁止妨害国家和公共利益的行为，以及宣布其他需要群众周知和遵守的事项，用布告。机关、团体、企事业单位对公众宣布应当遵守或需要知道的事项，用通告。国家机关向国内外宣布重大事件，用公告或公报，公告内容比较简要，公报内容比较具体。
通知、函、电报是机关、团体、企事业单位广泛使用的文件名称，不受上级、下级、平级的限制。通知用于传达上级的指示，告诉下级办理或需要知道的事项，批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，告知开会的时间、地点和内容等。函用于机关、团体、企业和事业单位之间商洽工作、询问和答复问题。电报是用电波信号传递文件的一种方式，分为明码电报、密码电报和传真电报三种，发布作战命令、报告紧急事件、下达紧急通知、商洽紧急事宜多用电报形式，还有礼节性的电报如贺电、慰问电、唁电等。
计划、总结是机关、团体、企事业单位内部使用的文件，根据需要也可上报或下达，成为外发文件。计划是为实现某一目标、完成某项任务而提出的要求、指标、时限、措施、方法的预计性文件，如工作计划、生产计划、干部培训计划等。总结是对已经完成的工作进行系统地回顾、分析和归纳，找出经验和教训的一种文件。
记录、纪要是机关、团体、企事业单位用于记言记事的文件。记录用于记录会议发言、领导人讲话或工作活动，分为会议记录、电话记录、值班记录、大事记等。纪要亦称会议纪要，是在会议纪录的基础上经整理加工，概括会议的基本情况、基本精神、主要内容和决定事项的文件。记录是机关或单位内部使用的文件，会议纪要是外发文件。
通用文书的各种文件名称，反映文件的不同目的、要求和作用，体现机关、团体、企事业单位隶属关系、权限范围和行文关系，按照正常的行文关系准确地使用文件名称，有助于机关或单位进行正常的职能活动和管理工作，有助于提高工作效率和质量。