规范性引用文件

规范性引用文件的概念注意事项、排列顺序和常见错误。

规范性引用文件的概念和内容

概念

规范性引用文件是一种方法,也是一个名称。

规范性引用文件是标准制定工作中的一种科学、简便方法。通过在标准中引用其他有关标准这种认可的方法,将有关标准中的技术内容纳入所制定的标准中,并构成该标准的一部分内容,以保持相关标准技术内容的协调性。在标准中直接引用其他有关标准的编号和名称以代替其具体内容,是国内外标准化界在制定标准时经常使用的一种通用的编写方法。其目的是为了简化标准的编写工作,方便标准资料的收集,减少不必要的编辑性加工和修改,避免重复写出引用文件的内容而引起不必要的差错和标准间的不协调,也可避免增加标准的篇幅。

在标准编写中可以被引用的文件(或标准)叫“规范性引用文件”,这些文件(或标准)是以规范化的成文形式表现出来的各种形式的总称。

规范性引用文件的内容

在标准中可以引用的文件:

——ISO/IEC公开发布并可获得的文件、技术规范、报告、指令、指南等;

——国内具有广泛可接受性和权威性,并且可公开获得的文件(标准)。对有标识编号的文件(标准)应提及文件号或发布年号;

——上述文件的作者或出版者同意引用。

不宜被引用的文件

——法律、法规、规章和其他政策性的文件;

——宜在合同中引用的管理、制造和过程类的文件;

——含有专利或限制竞争的文件和设计方案或只属于某个企业所有,其他企业不宜获得的文件。

规范性引用文件注意事项

以下按GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则》规定,分三个方面分别阐述规范性引用文件在行业标准编写过程中应注意的问题。

1、规范性引用文件的引导语

在我国标准中,规范性引用文件一览表应由下述引导语引出,即:“下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。”对于分部分出版的标准的某个部分,上述引导语应改为:“下列文件中的条款通过JB/Txxxx的本部分的引用而成为本部分的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本部分,然而,鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本部分。”

上述典型用语,是引出规范性引用文件一览表的固定格式。这一点在目前报批的行、业标准中基本都能做到,但关键是对它的理解。在规范性引用文件的引导语中,“下列文件中的条款通过本标准(部分)的引用而成为本标准(部分)的条款”,可以理解为:标准中所引用的标准,应是标准内容的组成部分之一,与标准的其他条文起着同样的作用。在强制性标准中引用了推荐性标准的内容时,被引用推荐性标准的具体内容则构成了强制性标准内容的一部分,同样具有强制性的约束力。“凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准(部分),然而,鼓励根据本标准(部分)达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。”说明了引用的文件是针对特定年号的版本。引用其他文件的特定章或条、图和表时,均应注日期。注日期的引用文件,随后如果有修改单或修订版,则引用这些文件的标准可根据需要发布修改单,以便引用这些被引用文件的修改单或修订版的内容。“凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。”指的是,标准中直接引用的不注日期的其他标准,或者说,一览表中所列的不注日期的规范性引用文件,其版本应是现行有效的,而不应包括已经废止或被代替的标准。只有引用完整的文件或标准的某个部分,并在满足下列条件之一的情况下,才可不注日期引用文件:

a)根据标准的目的,可接受所引用文件将来的所有改变;

b)针对资料性引用的文件。不注日期引用应视为包括所引文件的所有修改单和修订版。这方面在行业标准的编写中问题较多,望编写者注意。

2、规范性引用文件的排列顺序

规范性引用文件的排列顺序,目前国内主要使用的形式为:首先列出国内标准。按标准级别和发布顺序号列序,即国家标准在前,行业标准、地方标准(适用于地方标准的编写)和国内有关文件在后依次排列;同级标准中,按其发布顺序号从小到大排列。至于行业标准的排列顺序问题,先按标准代号的拉丁字母顺序依次排列,再按标准顺序号排列。在国内标准之后,按ISO标准、IEC标准、ISO或IEC有关文件、其他国际标准以及其他国际有关文件顺序排列。在同一类标准中,也可参照上述的排列方式依次列出。其他国际标准的排列顺序与行业标准的排列顺序相同,即先按标准代号的拉丁字母顺序依次排列,再按标准顺序号排列。该一览表不应包含:非公开的文件、资料性引用文件和在标准编制过程中参考过的文件。上述三类文件可列人参文献。规范性引用文件的排序问题,也是上报行业标准中经常出现的问题,望引起重视。

3、条文中规范性引用文件的表达方式

“规范性引用文件”一章所列的文件一览表,均系标准的条文中直接引用的文件。在标准的条文中,规范性引用文件的表达方式应符合下列规定。

(1)在标准条文中提及标准本身

通常,宜根据情况使用“本标准……”或“本标准化指导性技术文件……”等形式。然而,如果标准分为多个单独的部分,可使用下列形式:"JB/T79的本部分”(只提及一个部分),"JB/T82"(提及所有部分)。由于不注日期,这种提及方式应视为包括了所引标准的所有修改单和修订版。

(2)引用条文

①例如使用下列表述方式:“按第3章的要求”,“符合3.1的规定”,“按3.1b)的规定”,“按3.1.1给出的细节”,“见附录C"“参见附录B"(针对资料性附录),“按第B.2章给出的要求”,“参见表2的注”,“见6.6.3的示例2”。

②如果需要引用列项中无序号的某项,则使用如下表述方式:“按3.1列项中的第二项规定”。如果某条内无序号的列项多于一个,则使用如下表述方式:“按5.2中第二个列项中的第二项规定”。

③引用图和表

使用下述表述方式:“图A.6所示”,“(见图3)",“表2给出”,“(见表B.2)”。

④引用其他文件

a)注日期引用文件

注日期引用时,使用下列表述方式:“……按JB/Txxxx.3—1999进行试验,……”(注日期引用其他标准特定的部分),“……遵照JB/Txxxx—1997中第3章……”(注日期引用其他标准中特定的章),“……按JB/Txxxx.4—1999中表1的规定,……”(注日期引用其他标准的第4部分中特定的表)。

b)不注日期引用文件

不注日期引用时,使用下列表述方式:“……按JB/T5954.1和JB/T5055规定的……”,“……见JB/T10184......”。

以上内容是笔者在行业标准审查中发现的一些问题。结合GB/T1.1—2000的发布实施,现在总结出来,望能对以后的行业标准的编写有所裨益,将行业标准的制修订工作做得更好。

规范性引用文件是否必需

标准中的所有要素划分为两大类:必备要素。在标准中必须存在的要素,包括封面、前言、名称和范围;可选要素。在标准中并非必须存在的要素,其存在与否视标准的具体需要而定,包括引言、规范性引用文件、术语和定义、要求等。因此,规范性引用文件不是必需的。同时从规范性一般要素(包括名称、范围、规范性引用文件)和规范性技术要素(包括术语和定义、符号、代号和缩略语、要求、规范性附录等)来分,规范性引用文件是规范性一般要素。

规范性引用文件常见错误解析

在标准的制修订过程中,部分科研和工程技术人员对标准中“规范性引用文件”一章的认识存在诸多错误观点,导致在标准的编制过程中出现错误,影响了标准的质量。下面通过对“规范性引用文件”一章中发现的典型错误的解析,使大家全面了解“规范性引用文件”的引用性质和方式等问题。

错误1、列入未引用的文件

部分科研和工程技术人员在编制标准时,将在标准条文中并没有规范性引用的文件罗列在“规范性引用文件”一章,认为只要与所编制的标准的技术内容相关的标准或希望遵守的其他标准都可列入这一章,这是一个错误的概念。

显然,列入“规范性引用文件”一章的文件必须是与本标准同时遵守的标准文件,但哪些标准可以列入这一章则取决于标准条款的需要,只有在标准条款中被规范性引用了的文件才能列入标准的“规范性引用文件”一章,成为标准的一个规范性引用文件。换言之,凡在这一章列出的文件,在标准条款中必须有规范性引用的表述;反之,凡是在标准条款中未规范性引用的文件,不得列入这一章。

2、列入资料性引用文件

在编写标准时,部分科研和工程技术人员把所有在标准条文中引用(包括参考)文件全部列入“规范性引用文件”一章中,这是错误的。因为根据引用的不同目的,标准中文件的引用分成“规范性引用”和“资料性引用”。只有“规范性引用”的文件才能列入这一章。“资料性引用”是指为提供一些供参考的信息或资料,在标准中引用了某些文件,使用标准时,并不需要遵守所引文件中被提及的内容。简言之,“规范性引用”的文件或其条款必须与引用它的标准共同遵守,而“资料性引用”的文件或其条款不必与引用它的标准共同遵守。因此不应把“资料性引用”的文件列入“规范性引用文件”一章中。资料性引用的文件,可根据需要列入参考文献。

3、遗漏规范性引用文件

在“规范性引用文件”中还经常出现一个错误,即在标准条款中被规范性引用(提及)的文件没有列入“规范性引用文件”一章,这就意味着在“规范性引用文件”清单中遗漏了被规范性引用的文件。

“规范性引用文件”明示标准的使用者在实际工作中除了应满足本标准的要求外,同时还应满足“规范性引用文件”一章中列出的所有文件或其条款的要求。因此,所有在标准条款中被规范性引用(提及)的标准都应列入“规范性引用文件”一章,不得有任何遗漏。

4、是否注日期引用不一致

部分科研和工程技术人员在编写标准的过程中,不了解注日期引用与不注日期引用的差别,经常出现是否注日期引用不一致的问题,即在“规范性引用文件”一章中列出的文件注明了年代号(版本号),但在标准条文中引用(提及)时却没有注明年代号(版本号),或者反之。

出现这样的错误说明标准编写人并不理解在标准中规范性引用其他文件时,注日期引用与不注日期引用两种方式的不同含义:

(1)注日期引用即在引用时指明了所引文件的年代号或版本号,这意味着仅仅所注日期的版本的内容适用于引用它的标准,该版本以后被修订的新版本,甚至修改单(不包括勘误的内容)中的内容均不适用。

(2)不注日期引用即在引用时不指明所引文件的年代号或版本号,这意味着所引文件无论怎样更新,其最新版本(包括所有的修改单)均适用于引用它的标准。

通常,凡是引用某文件具体的章、条或图、表的编号时,则应注日期引用,因为同一标准的不同版本的章、条或图、表的编号不尽相同;凡是对某个文件的整体引用,不涉及具体的章、条或图、表的编号,则可不注日期引用。

从两种引用方式的不同含义可以看出,是否注日期引用应前后一致,即被引用文件在标准条款中如何提及往往决定了其在“规范性引用文件”一章中是否注日期(年代号或版本号),二者应保持一致。

5、列入已废止或被替代的文件

当注日期引用某项标准时,部分科研和工程技术人员经常引用一些不是最新版本的文件,即列入了已经被废止或被替代的文件,这是错误的。

一项标准的标龄一般为5年左右,随着科学技术的进步、工程经验反馈和积累,标准的技术内容也将随之更新,更新后的标准将以新的版本号代替旧的版本号。或者,由于标准的技术内容陈旧、适用范围不当、与相关标准不协调等原因,该项标准将停止使用,即被废止。由此可见,不应引用这些被替代或被废止的标准。

因此,当规范性引用某文件时,应注意引用其最新版本。

6、引用文件的排列顺序不正确

部分科研和工程技术人员在编写标准时,习惯将规范性引用文件按标准条文中提及的先后顺序排列或按标准的年代号排列,而GB/T1.1等标准明确规定了“规范性引用文件”中引用文件的排列顺序:

(1)国家标准;

(2)行业标准;

(3)地方标准(仅适用于地方标准和该地方企业标准的编写);

(4)国内有关文件;

(5)国际标准(含ISO标准、ISO/IEC标准化IEC标准)

(6)ISO、IEC有关文件;

(7)其他国外标准以及其他国际有关文件。

其中,国家标准、国际标准按标准顺序号排列;行业标准、地方标准、其他国外标准先按标准代号的拉丁字母和(或)阿拉伯数字的顺序排列,再按标准顺序号排列。